Hướng dẫn các thao tác excel dành cho dân kế toán (phần 2)

27/03/2017 17:21

Excel có vai trò hết sức quan trọng đối với dân văn phòng nói chung và dân Kế toán nói riêng. Sau đây là một vài kỹ năng Excel cho dân làm báo cáo dùng khi cần tới!

Trong bài viết này Kế toán tin học Đức Minh xin đưa ra cách tạo báo cáo tự động trong Word từ bảng số liệu Excel và bí quyết trích xuất nội dung excel sang dạng hình ảnh lúc cần thiết.

 

1. Tạo báo cáo tự động trênWord với những số liệu từ Excel

 

Các công việc liên quan đến số liệu có lẽ thường xuyên phải làm những loại báo cáo, đặc biệt là dân kế toán. Có lúc sếp có các đề nghị “khó khăn” khác nhau bắt buộc bạn phải hoàn tất. Với các con số, số liệu thường xuyên thay đổi mỗi ngày mà sếp lại yêu cầu báo cáo, cập nhật trênWord và Powerpoint thì bạn sẽ khá bối rối. Vì rất dễ mắc sai lầm nếu như bạn sao chép ko đúng vùng dữ liệu hay chỉ cần 1 thao tác nhầm là bạn có thể biến nó thành số liệu sai hoàn toàn. Sau đây Viện đào tạo kế toán và tin học Đức Minh sẽ đưa ra mẹo để bạn có thể biến những số liệu trênWord sẽ tự động cập nhật theo Excel.

Bước 1: Bạn mở trang tính mà mình muốn cập nhật, chọn đúng ô hay vùng dữ liệu mà bạn muốn tự động đổi thay trongWord.

Bước 2: Tiếp theo bạn mở báo cáo trênWord hoặc Powerpoint ra. Tại những ô chứa giá trị cần cập nhật, sau đó chọn copy ô tương ứng bên file Excel, chọn Paste Special/ Paste Link/ Keep Source Formatting.

Đơn giản chỉ với hai bước trên bạn có thể hạn chế được quên copy số liệu lúc mới đổi thay hay cập nhật rồi nhé!

Một lưu ý nhỏ như sau:

Bạn nên lưu thành 2 fileWord. một file để sử dụng cách trên còn 01 file back up số liệu.

Các số liệu bênWord sẽ tự động đổi thay cập nhật giá trị tương ứng bên file gốc Excel nếu như thay đổi.

2. Trích xuất bảng tính sang dạng hình ảnh

 

Việc trích xuất bảng tính hoặc biểu đồ dạng hình ảnh tưởng chừng là một kỹ năng khá dễ dàng nhưng lại rất ít người biết sử dụng hoặc chưa hề biết tới.

Bạn chỉ cần 01 bước hết sức đơn giản Copy và Paste Image. Vậy là có thể chuyển dữ liệu Excel thành dạng file hình ảnh 1 cách nhanh chóng và hiệu quả.

Điều này dễ và có thể nhiều người chưa biết cách sử dụng sao cho hiệu quả nhưng nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đối với những trường hợp người gửi file dữ liệu cho bên thứ ba và với mong rằng muốn giữ nguyên số liệu và không cho phép chọ chỉnh sửa số liệu thì đây là bí quyết hiệu quả nhất.

Bạn chỉ cần đánh dấu vùng dữ liệu mà bạn muốn xuất thành file hình ảnh.

 

Thong ke